Les séminaires, groupes de travail, conférences et ateliers sont différentes façons de travailler sur les questions importantes.  Leur fréquence varie d’une seule rencontre à des réunions et interventions occasionnelles ou régulières/continuelles. Le tout dépend de la situation locale, de la capacité des organisateurs et des ressources financières disponibles. [Le rapport de l’atelier organisé en Tanzanie] présente une possibilité d’organisation d’un processus menant à la tenue d’un atelier représentatif.
 
Le nombre de participants a une influence sur les résultats du travail. Plus ils seront nombreux, plus il sera difficile d’atteindre des conclusions communes. Cependant, essayer de trouver une position commune présente des avantages manifestes : une majorité d’acteurs nationaux du handicap peuvent ainsi mieux se faire entendre. Si une seule personne coordonne les différents acteurs et parle en leur nom, cela  peut être plus efficace et rapide en termes d’organisation. Par contre, cette approche n’est pas représentative et présente le risque d’un faible niveau d’appropriation.

Mais peu importe l’approche adoptée, il est important, lors de l’organisation du travail avec des personnes handicapées, que celles-ci connaissent leurs déficiences individuelles et qu’elles soient conscientes de leur impact sur leur aptitude au travail et à la participation. Dans la sélection des outils pédagogiques et des méthodes didactiques, on doit tenir compte des différents types de handicaps et des désirs et besoins particuliers de chaque individu.

On doit tenir compte des deux composantes suivantes lors de l’organisation du travail en commun :

• Le facilitateur : Il est toujours utile d’avoir un facilitateur indépendant. Son rôle est de structurer la discussion et d’encourager tous les participants à apporter leur contribution. 
• Les indemnités journalières (per diem) : Dans de nombreux pays, il est courant d’attribuer une indemnité journalière aux participants. Cependant, il est souvent difficile de trouver le juste équilibre : si la somme est insuffisante, il est difficile pour certaines personnes de se libérer ou de couvrir leurs frais de voyage, etc. Si elle est trop élevée, on court le risque que les gens viennent plus pour la compensation monétaire que pour leur intérêt pour le sujet.