A gestão de projetos obedece a uma lógica e estruturas pré-definidas. A estrutura lógica (ou “matriz”) é usada muito comumente, como também o ciclo do projeto. Os dois sistemas consistem em fases alternadas de ação, observação, aprendizado e ajustes (vive figura). A abordagem PRS adota o ciclo de projeto. Tanto a estrutura lógica como o ciclo de projeto são ferramentas facilitadoras da discussão e do planejamento e não devem ser preenchidas de qualquer modo. As fases de observação podem consistir em monitoramento contínuo, mas não constituem objetivos propriamente ditos. Isto significa que, ao realizar um projeto, é necessário planejar não só a implementação das medidas e atividades, mas também o método empregado, o tempo e os recursos necessários para o monitoramento e a avaliação. 

A cooperação do Banco Mundial com os países segue um ciclo de projeto. Para cada passo do ciclo, o Banco usa métodos definidos e elabora documentos específicos. O ciclo começa com os PRSPs e as Estratégias de Assistência ao País (EAP), que são a planta arquitetônica da cooperação do Banco Mundial. Depois, os países e o Banco identificam as necessidades e estabelecem as prioridades das atividades. Cada etapa do ciclo de projeto forma a base da etapa seguinte.

O próprio processo PRS é também um ciclo de aprendizagem. A análise da pobreza forma a base para identificar as necessidades e definir os objetivos. Depois, os objetivos são traduzidos em atividades. A avaliação mostra se as atividades levarão à consecução dos objetivos. Os resultados da avaliação modificam as atividades, se necessário, eventualmente levando a objetivos novos ou modificados.