A comunicação é sempre importante, mas as campanhas, defesa de interesses e lobby precisam de uma estratégia que atraia a atenção do público-alvo. É preciso planejar a comunicação tanto interna (dentro da organização ou da rede) como externa (voltada para os aliados e oponentes). Em todo caso, a estratégia tem que refletir com quem, sobre o que e por que você se comunica. 

Quem? – o público-alvo

A comunicação é sempre uma via de dois sentidos. As mensagens devem ser formuladas de acordo com o público. Portanto, o público-alvo deve ser identificado e analisado corretamente. O público-alvo não é um bloco homogêneo, pois as demais partes interessadas também podem influenciar os integrantes desse agrupamento. É essencial saber quem são os nossos oponentes e aliados, lembrando que todo o sistema é dinâmico e pode mudar a qualquer momento.

Quando? - O tempo certo

O tempo certo é importante na abordagem da comunicação estratégica.  Faz todo sentido alinhar a defesa de interesses ou a prática de lobby com outras datas importantes, como, por exemplo, o período pré-eleitoral, quando os políticos estão mais abertos à sociedade civil, ou o dia 3 de Dezembro (Dia Internacional das Pessoas com Deficiência). Inversamente, o momento errado pode ser desastroso: por exemplo, será muito difícil forçar um político a mudar a sua posição depois que ele já o anunciou oficialmente aos meios de comunicação.

O quê? – Mensagens

É essencial emitir mensagens claras, não obstante tratar-se de matéria necessariamente complexa e multidimensional. Para convencer os decisores e ganhar apoio público, é importante formular claramente o que se quer. As pessoas de fora não querem ou não podem investir muito tempo para compreender uma matéria, ouvir explanações ou ler textos muito longos. As mensagens têm que ser formuladas de modo a captar a atenção da audiência e devem ser imediatamente compreensíveis.

Uma mensagem clara é composta pelos seguintes elementos, ou poderia ser assim:

Como? - Modos de comunicação

Seja qual for o método de comunicação, é sempre necessário encontrar o tom certo, de acordo com o público-alvo. Por exemplo, os técnicos do Banco Mundial ou do Ministério das Finanças preferirão argumentos econômicos, baseados em números e cálculos.  

1. Por escrito
2. Visitas e reuniões
   
3. Apresentações e fala em público, organizando eventos
4. Audiências em comissões e outros eventos na esfera política
5. Reuniões individuais com políticos e outros tomadores de decisões

1. Por escrito

Redigir cargas, e-mails, fax, memorandos ou documentos de posicionamento são meios úteis de apresentar uma matéria ou uma posição com clareza e eficácia. A vantagem da comunicação escrita é fazer chegar mensagens a públicos-alvos difíceis de se encontrar pessoalmente. Além disso, o mesmo documento pode ser enviado a várias pessoas ao mesmo tempo para disseminar idéias. A comunicação escrita é também altamente transparente, no sentido de poder ser lida por muitas pessoas. No entanto, há que considerar o risco de algum adversário (ou a imprensa) ler as suas declarações e distorcê-las para usá-las contra você.  
O modo de comunicação preferido deve ser selecionado de acordo com o público-alvo: por exemplo, em determinados casos, é melhor enviar um ofício ao invés de um e-mail. No entanto, um e-mail chega ao alvo de forma mais rápida, custa menos e pode ser enviado a um número virtualmente infinito de pessoas.
A longo prazo vale a pena preparar uma lista geral ou várias listas de endereço específicas de pessoas e organizações para as quais poderão enviar mensagens. É essencial atualizar continuamente essas listas. Esta atividade permite formar uma rede eficaz de grupos alvos de interessados.

Para organizações que trabalham com a questão da deficiência é vital levar em conta a problemática da acessibilidade. Textos em formato “somente texto” e textos estruturados hierarquicamente (utilizando formatos hierárquicos) são preferíveis aos documentos em PDF. Ao distribuir PDFs deve-se disponibilizar também formato de texto. Se possível, devem-se oferecer também formatos alternativos, tais como texto em letras grandes, braille, e publicar estas informações nos seus textos.

2. Visitas e reuniões

Conhecer outras pessoas é importante quando se procura influir nas políticas públicas. Eventos do tipo seminários, conferências e oficinas oferecem a possibilidade de conhecer outros participantes. Os grupos de trabalho, os intervalos e outras ocasiões dão amplo espaço para estabelecer novos contatos ou aprofundar os já existentes.  
As reuniões oferecem uma boa oportunidade para apresentar posições. Em muitos países fazem-se reuniões, oficinas e audiências públicas sobre temas do PRSP. Muitos desses eventos chegam a reunir centenas de participantes. É útil formar alianças antecipadamente e ajustar posições conjuntas com outros grupos, uma vez que um grupo terá maior chance do que um indivíduo para falar em tais eventos.

Todas as modalidades de reuniões precisam de:

• Ampla preparação e informação acerca dos temas em discussão.
• Confirmação da agenda, para definir não só as generalidades, mas também os detalhes a serem discutidos.
• Se possível: um facilitador profissional e independente que estruture a discussão.
• Os participantes certos: muitas vezes, um funcionário de médio ou baixo escalão está mais informado sobre um determinado assunto do que um ministro. Apesar de hierarquicamente inferiores, têm influência significativa e muitas vezes têm condição de dedicar mais tempo às reuniões.
• Uma atmosfera que permita discussões frutíferas, isto é, não confrontacional, mas amistoso e polido.
• Seguimento dos resultados da reunião (por exemplo, minutas ou outras formas de resumos escritos).

3. Apresentações e fala em público, organizando eventos

O discurso é uma maneira de apresentar uma posição ou situação em reuniões e conferências. Isto requer preparação intensa, pois é difícil atrair e manter o interesse da audiência. Um discurso ou apresentação deve ter uma estrutura clara, e o orador deve esforçar-se por falar de maneira tão agradável quanto possível. Pode ser útil ilustrar a fala com elementos visuais como diagramas, gráficos ou slides. Nos atos de campanha em público é conveniente usar também meios de atração visual, tais como cartazes ou panfletos, para chamar a atenção dos transeuntes.

Por favor, lembre que é sempre importante oferecer alternativas às informações visuais para cegos ou portadores de deficiências visuais. Ao apresentar diagramas, por exemplo, lembre-se de explicá-los verbalmente, sem deixar de lado nenhum aspecto fundamental. Se estiver organizando o evento, exija que os demais palestrantes sigam esta regra também.

4. Audiências em comissões e outros eventos na esfera política

Em muitos países, comissões parlamentares organizam audiências no processo legislativo para receber recomendações de especialistas e grupos de interesses especiais. Essas audiências muitas vezes tratam de questões bastante específicas. Mesmo que você não seja convidado como especialista, muitas vezes há a possibilidade de distribuir material de informação ou declarações escritas sobre o assunto em pauta. Se a audiência for pública e a questão for importante, pode valer a pena tomar parte nela para fazer novos contatos com políticos especializados ou com outros especialistas no assunto. Às vezes, grupos parlamentares organizam eventos sobre assuntos relacionados com deficiência que oferecem excelentes oportunidades para o trabalho em rede.

5. Reuniões individuais com políticos e outros tomadores de decisões

Ás vezes é útil encontrar-se pessoalmente os tomadores de decisões.  Deixa uma impressão mais duradoura do que uma carta ou um e-mail. É importante escolher a pessoa certa para as suas perguntas e estar bem-preparado. É preciso ter em vista o objetivo do encontro durante a preparação. A maioria dos tomadores de decisão não têm muito tempo, donde a importância de usar o tempo disponível da maneira mais eficiente possível. Muitas vezes é útil fazer uma lista de pontos a abordar. Se o assunto for muito complexo, pode ser útil fazer-se acompanhar por um especialista ou outro aliado. É sempre bom levar material informativo impresso, para que o tomador de decisões possa reler as informações ou repassá-las a outros.